Achtergrond: Een kennismaking met een merk in opkomst
In november 2023 ontmoette het MaiBaoPak (MBP)-team Mohammed, medeoprichter en eigenaar van een van de toonaangevende koffiebranderijen en caféketens van het land, tijdens een drukbezochte handelsbeurs in Saoedi-Arabië.
Het merk was snel aan het groeien en profiteerde van de opmars van de specialty coffee-cultuur die de afgelopen jaren het Midden-Oosten had overspoeld. Met diverse cafévestigingen verspreid over het koninkrijk en ambitieuze groeiplannen had het bedrijf verpakkingen nodig die aansloten bij het merkimago en de operationele eisen.
Ondanks het succes in de koffiebranche kampte het merk echter met een bekende reeks uitdagingen: versnipperde leveranciers, inconsistente productkwaliteit en tijdrovende inkoopprocessen. Het grootste deel van de verpakkingen kwam van verschillende leveranciers in China, met een kleiner deel afkomstig van lokale leveranciers. Het beheren van zoveel verschillende onderdelen kostte veel middelen en remde de groei af.
De uitdaging: complexiteit, kosten en aandachtspunten
Toen we voor het eerst met Mohammed en zijn team om tafel zaten, kwamen al snel drie pijnpunten naar voren:
1. Te veel leveranciers, te veel management.
Het bedrijf werkte met verschillende leveranciers voor papieren bekers, plastic bekers, afhaaldozen, papieren tassen en diverse andere verpakkingen. Elke bestelling vereiste aparte onderhandelingen, kwaliteitscontroles en verzendafspraken. De inkoopcyclus duurde onnodig lang, waardoor waardevolle tijd en aandacht verloren gingen die anders aan de groei van het merk besteed hadden kunnen worden.
2. Hoge kosten en wisselende kwaliteit.
Zelfs met pogingen om leveranciers individueel te beheren, bleven de totale kosten hoog. De kwaliteitscontrole verschilde per leverancier. Het gevolg was een wisselende productkwaliteit, incidentele klachten van klanten en een gebrek aan vertrouwen in de betrouwbaarheid van de levering.
3. Vertrouwensproblemen met Chinese leveranciers.
Enkele eerdere ervaringen hadden het merk ontevreden gemaakt. Bepaalde leveranciers reageerden slecht op klachten over de kwaliteit en serviceverzoeken. Mohammed gaf openlijk toe dat hij aarzelde om door te gaan met inkopen uit China en zelfs overwoog om bestellingen naar lokale leveranciers te verplaatsen.
Tijdens de onderhandelingen boog Mohammed zich op een gegeven moment over de tafel en zei ons ronduit:“Misschien kiezen we toch gewoon voor lokale leveranciers.”
De MBP-oplossing: vertrouwen opbouwen en duidelijkheid scheppen
We wisten dat MBP meer moest doen dan alleen een prijsopgave geven om aarzeling in vertrouwen om te zetten.
1. Het combineren van online en offline interactie.
Vanaf de eerste kennismaking investeerden we tijd in zowel virtuele vergaderingen als persoonlijke bezoeken. Dit gaf Mohammed en zijn team een duidelijk beeld van wie we waren, hoe we werkten en welke normen we hanteerden. Transparantie en toegankelijkheid vormden de basis voor vertrouwen.
2. Wij bieden een complete verpakkingsoplossing.
In plaats van de klant te dwingen met meerdere leveranciers te werken, ontwierp MBP een op maat gemaakte, alles-in-één inkoopoplossing. Gebruikmakend van onze eerdere ervaring met café- en bakkerijketens, presenteerden we een stappenplan dat elke fase omvatte: offerte, ontwerpbegeleiding, prototyping en massaproductie. Doordat één leverancier alles onder één kwaliteitssysteem afhandelde, kon het merk tijd besparen, risico's verminderen en kosten verlagen zonder in te leveren op kwaliteit.
3. Het vinden van de juiste balans tussen kwaliteit en kosten, met behoud van duidelijkheid.
We pakten het tweede pijnpunt van het merk direct aan. Het voorstel van MBP bevatte transparante prijzen zonder verborgen kosten. We leverden ook visuele kwaliteitsvergelijkingen, zodat de klant de afwegingen tussen verschillende materialen, afwerkingen en prijsklassen kon zien. Het allerbelangrijkste was dat ons kwaliteitscontroleteam vóór aanvang van de productie gedetailleerde normen met de klant had afgesproken. Deze afstemming werd in elke fase van de bestelling gehandhaafd, waardoor de uiteindelijke verpakking aan de verwachtingen voldeed.
De verandering in de sfeer was duidelijk. Wat begon met scepsis, ontwikkelde zich geleidelijk tot een constructieve aanpak van het oplossen van problemen.
Waarom de klant voor MBP koos
Na weken van overleg en evaluaties heeft het team van Mohammed besloten om met MBP verder te gaan. Hun redenen kwamen overeen met wat veel van onze langdurige partners waardevol vinden:
1. Bewezen expertise in verpakkingen voor de horeca.
De jarenlange ervaring van MBP in totaaloplossingen voor maatwerkverpakkingen, met name voor cafés en bakkerijen, gaf de klant de zekerheid dat we complexe projecten effectief konden beheren en opschalen.
2. Diepgeworteld in de Midden-Oosterse markt.
Omdat MBP al lange tijd investeert in het opbouwen van relaties met en het bedienen van merken in heel Saoedi-Arabië, konden we concrete voorbeelden en getuigenissen laten zien. Andere lokale merken bevestigden onze betrouwbaarheid, wat een belangrijke rol speelde in Mohammeds beslissing.
3. Flexibiliteit en transparantie.
Zelfs toen de klant onze monsternamekosten in twijfel trok of onze offertes vergeleek met die van anderen, luisterden we, gaven we uitleg en pasten we onze prijzen aan. Die openheid schepte vertrouwen. Zoals Mohammed later zei:“Wij zijn ervan overtuigd dat deze samenwerking het begin is van een langdurig partnerschap – daar bestaat geen twijfel over.”
Resultaten: Tijdsbesparing, vertrouwen winnen, groei stimuleren
De impact van de samenwerking was vrijwel direct merkbaar:
1. Kortere inkoopcycli, minder managementlast.
Met één gestroomlijnde leverancier kon de klant de inkooptijd verkorten en interne middelen vrijmaken. Het team kon zich daardoor richten op merkuitbreiding in plaats van op het zoeken naar leveranciers.
2. Positieve feedback van het team.
De nieuwe verpakking was niet alleen efficiënt, maar werd ook bewonderd. Maha, de operationeel manager van het merk, vatte het het beste samen:“We zijn ook erg blij met al het verpakkingsmateriaal!”
3. Een basis voor langdurige samenwerking.
Deze samenwerking groeide al snel uit tot meer dan een enkele bestelling. Binnen enkele maanden was de klant uitgegroeid tot een van MBP's drie grootste klanten in Saoedi-Arabië, gemeten naar orderomvang. We werken nu met het team van Mohammed aan een jaarlijkse raamovereenkomst voor samenwerking – het bewijs dat aanvankelijke scepsis is omgezet in vertrouwen op de lange termijn.
Vooruitblik
Voor MBP gaat deze casus over meer dan alleen het sluiten van een deal. Het illustreert het belang van goed luisteren, twijfels transparant wegnemen en oplossingen leveren die daadwerkelijk aansluiten bij de behoeften van de klant.
Door de gefragmenteerde inkoop om te zetten in een gestroomlijnde totaaloplossing, heeft MBP niet alleen de kosten en complexiteit verlaagd, maar ook het vertrouwen van de klant in inkoop uit China versterkt. En voor Mohammed en zijn merk betekent de samenwerking meer tijd om zich te richten op waar ze het beste in zijn: het maken van fantastische koffie en het uitbouwen van hun cafécultuur in Saoedi-Arabië.
Bent u een horecamerk dat uw inkoop van verpakkingen wilt vereenvoudigen, kosten wilt besparen en een constante kwaliteit wilt garanderen, zonder de rompslomp van het beheren van meerdere leveranciers?
MaiBaoPak is gespecialiseerd in totaaloplossingen voor verpakkingen op maat voor cafés, restaurants en voedselketens in het Midden-Oosten en daarbuiten.
Geplaatst op: 22 september 2025